経理を外注するメリット・デメリット~これだけは知っておきたい

パソコンを使う女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

経理業務に関して、こんなことでお悩みではありませんか?

  • 忙しくて経理業務まで手が回らない
  • 経理業務のコストを削減したい
  • 経理業務の閑散期には、経理担当者が手持ち無沙汰になってしまう
  • 急に経理担当者が辞めてしまった

このような悩みを解決するために、経理業務を外注する事業者が増えています。
一方で、

  • 経理業務を外注して何か問題は起きないのか
  • 本当にコストダウンができるのか
  • かえって手間が増えるのではないか

などの不安をお持ちの事業者も多くおられると思います。

そこで、今回は経理の仕事を外注するメリット、デメリットについてご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

まずは、経理業務を外注する場合のメリットについてお伝えします。

経理業務を外注するメリット

お金と電卓

コストの削減

経理担当者を採用する場合、以下のように様々なコストがかかります。

  • 給与(通勤費含む)
  • 採用にかかるコスト(広告費など)
  • 教育費(外部の研修費など)
  • 法定福利費(労働保険、社会保険)
  • 退職金

一般的に従業員を1名雇うのに、給与の1.5〜2倍のコストがかかると言われています。
経理業務を外注すると、これらのコストがどのようになるか見てみましょう。

【給与(通勤費含む)】
給与ですと、閑散期で業務量が少ないからと言って支払いを減らすことはできません。

しかし、経理業務を外注した場合は、業務量に応じて必要な金額のみ支払うことができるため、閑散期での不要な人件費が削減されます。

【採用にかかるコスト(広告費など)】
経理担当者を採用しようと思えば、書類選考や面接などの労力がかかりますし、求人広告を出せば広告料がかかります。

経理業務を外注した場合は、そもそも外注元で担当者を採用する必要がないため、そのためのコストは一切かかりません。

【教育費(外部の研修費など)】
せっかく経理担当者を教育しても、辞められてしまったら、それまでの教育費が無駄になってしまいます。

特に経理担当者を新卒や経理未経験で採用した場合、戦力になる前に辞められてしまうリスクもあります。

経理業務を外注した場合は、外注元が外注先の担当者を教育する必要はありませんので、教育にかかるコストは発生しません。

【法定福利費(労働保険、社会保険)】
経理業務を外注した場合は、経理担当者を雇用するわけではありませんので、法定福利費は一切かかりません。

【退職金】
経理業務を外注した場合は不要です。

このように経理業務を外注した場合、直接の人件費だけでなく、間接的な人件費も大幅に削減することができます。

税金や保険に関する手続きが不要

経理担当者を雇用すると、税金や保険に関して以下の手続きや事務処理が発生します。

  • 採用時と退職時に雇用保険と社会保険の手続き
  • 住民税の特別徴収
  • 所得税の源泉徴収
  • 年末調整
  • 労災保険の申告
  • 社会保険料の算定基礎届の提出
  • 社会保険の月額変更届の提出

経理業務を外注した場合は、上記の手続きや処理は一切不要になりますので、その分の労力が削減できます。

専門知識やスキルだけでなく、最新の情報を持った人材を確保できる

昨今は人手不足が叫ばれており、高い専門知識やスキルのある人材は確保しにくくなっています。

確保するにはそれなりの時間とコストがかかりますし、かけたからといって必ずしもいい人材を確保できるとは限りません。

その点、経理業務を外注すると、経理の専門知識やスキルを持ったプロに担当してもらえます。

そうすれば、単に依頼した業務だけをやってもらうのではなく、業務の効率化などの提案をしてもらうこともできます。

これは大きなメリットです。

また、小さな事業所で同じ経理担当者が長い間経理業務を担当していると、以下のような弊害が生じることがよくあります。

  • 昇給やそのための競争がないため、経理担当者に向上心が生まれない
  • 経理業務がブラックボックス化してしまう
  • 業務の改善が行われず、時代遅れのやり方を続けている

経理業務を外注すると、常に新しい情報にアンテナを張ってもらえるため、例えば最新のITツールを導入するなどして、さらなる業務効率アップが期待できます。

経理担当がいなくなって業務が滞ることがなくなる

経理担当者が急に退職したり、病気や怪我で休職したりした場合、後任の確保が間に合わなければ、引継ぎがされずに業務が滞ってしまいます。

特に退職の場合は、それまで経理担当者にかけてきたコストや労力が無駄になってしまい、事業者にとって大きな損失となります。

経理業務を外注すると、もし担当者が辞めてしまっても、すぐに新しい担当者を手配してもらえます。

生産性の高い業務に集中できる

一般的に経理担当者の日々の業務は、経費精算、記帳(会計ソフトへの入力)などのルーチン業務が中心です。

また、数字が合っているかのチェックにかける時間が多いのが実情です。

このようなルーチン業務を外注することにより、空いた時間をより生産性の高い業務に充てることができます。

例えば、外注先から出てきた数字を読み解き、予算や過去の実績と比較分析し、利益を上げる上での問題点や改善点は何なのかなど、戦略的な経理を目指すことができます。

このように経理業務を外注することには多くのメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。

デメリットについてもきちんと検討するようにしましょう。

経理業務を外注するデメリット

データ分析グラフ

内部に経理のノウハウが蓄積されない

経理業務を外注すると、当たり前ですが外部の担当者に業務を依頼することになります。
そのため、内部に経理業務の進め方、コツ、経理知識などのノウハウが蓄積されません。

そうなると、例えばトップの方針の変更などにより外注をやめることになった場合、経理業務が滞るリスクがあります。

経理担当者をすぐに手配できるとは限りませんし、手配できたとしても内部に教育できる人間がいません。

契約が切れれば外注先に頼ることもできません。

単に経理業務を丸投げするのではなく、経理業務のマニュアルを作成してもらったり、人材育成について相談に乗ってもらうことをおすすめします。

緊急時に対応が遅れる場合がある

外注先とオンラインでのみやり取りをしていると、急ぎの案件が発生した際に対応が遅れる場合があります。

緊急時の対応について事前に協議しておくと、その後の業務依頼もスムーズになりますので、外注先に相談してみてください。

なお、その場ですぐ臨機応変な対応を求めるのであれば、オンラインで業務を依頼するよりも料金は高くなりますが、人を派遣し常駐するサービスを持つ外注先を選びましょう。

情報漏洩のリスクがある

当然ですが、経理業務を外注すると、個人情報や機密情報が外部に漏洩するリスクが発生します。

もしそのような事態が発生すると、業務への影響だけでなく、競争力や社会的信用までも失う可能性があります。

外注先の情報セキュリティ対策の状況を確認し、対策が適切に施されていることを確認することが必要です。

とは言え、セキュリティ対策を慎重にし過ぎると、かえって経理業務の遂行に悪影響をもたらす可能性もあるため、バランスを見極めることが大切です。

まとめ

電卓を持つ人経理業務の外注にはメリットもデメリットもあります。

外注ありきではなく、こちらの状況を踏まえた上でメリットとデメリットをよく検討し、外注するか自前でやるかを決めることがポイントです。

例えば、内部で経理担当者が育成できるまでは外注するとか、休職などで経理担当者が一時的に不在の間だけ外注するというのも方法です。

今回の記事が少しでも参考になれば幸いです。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。