経理業務のアウトソーシングに失敗しないコツを教えます!

コストカッティング

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

近年、ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)と言われる、バックオフィス業務をアウトソーシングするサービスが広がってきています。

経理業務もその一つです。

経理担当者の退職に対する対応やコスト削減などの目的で、経理業務をアウトソーシングする事業者が増えています。

しかし、経理業務のアウトソーシングが必ずしもうまくいくとは限りません。
中には失敗事例もあります。

今回は、経理業務のアウトソーシングで失敗しないために注意すべきポイントを中心にお伝えします。

まずは、具体的にどんな経理業務がアウトソーシング可能なのか見てみましょう。

アウトソーシング可能な経理業務

経理作業結論から言うと、経理業務はほぼ全てアウトソーシングが可能です。
具体的には、以下のような業務です。

日々業務

記帳・仕訳入力
領収書管理
請求書発行
売掛金・買掛金管理
各種支払処理
銀行残高管理

月次業務

給与計算
月次レポート作成

年次業務

税務申告
年末調整

アウトソーシング先とメール、電話、web会議(Zoom、Skype)などを使ってやり取りする以外に、アウトソーシング先によっては、訪問して作業してもらうことも可能です。

それでは次に、経理業務のアウトソーシングが失敗に終わるパターンをいくつかご紹介しましょう。

経理業務のアウトソーシングが失敗に終わるパターン

会計資料

アウトソーシング先に柔軟に対応してもらえなかった

例えば以下のようなケースです。

  • 標準的な経理業務には対応するが、イレギュラーには対応しない。
  • 契約を重視する姿勢で、契約に書かれていないことは一切しない。

上記の場合、契約を結び直すか、緊急の場合は自前でやらざるを得ません。

これでは、「せっかくアウトソーシングしたのに業務があまり効率化できていない」ということになりかねません。

こちらの実情に合わない経理処理をされた

具体的には勘定科目の使い方などです。

このケースでは、内部で詳細なチェックを行い、こちらの実情に合わせるための手間がかかってしまいます。

このような行き違いが生じてしまう原因としては、アウトソーシング先にこちらの戦略や慣例がきちんと伝わっていなかったことが挙げられます。

期待したほどの専門性がなかった

「専門的な知識やノウハウからのアドバイスなどを期待したが、一般的な情報しかもらえなかった」といったようなケースです。

人材育成が疎かになった

アウトソーシング先に頼り過ぎると、自前で経理業務に精通した人材を育成することがどうしても疎かになりがちです。

その結果、アウトソース先の評価や管理をする人間がいなくなってしまうパターンです。

こうなってしまうと、アウトソース先に正確な依頼ができなくなり、経理業務が不正確なものになってしまいます。

ではこれらを踏まえた上で、経理業務をアウトソーシングする際には、どんなことに気をつければいいのでしょうか?

経理業務をアウトソーシングする際の注意点

領収書の山

アウトソーシング先の方針をしっかりと確認する

契約を結ぶ前に、アウトソーシング先の方針とこちらの状況を照らし合わせましょう。
その上で、柔軟な提案をしてくれるアウトソーシング先を選ぶことが大切です。

アウトソーシング先との連携を密にする

アウトソーシング先にこちらの事情に合った経理処理をしてもらうためには、アウトソーシングを行う前に経理業務フローを整理し、アウトソーシング先と共有を怠らないことが重要になります。

内外の連携をしっかりと行うことで、無駄にかかってしまう手間を省きましょう。

アウトソーシング先の専門性をしっかりと確認する

どうしてもアウトソーシング先に依頼できない独自の専門業務がある場合は、そこだけは自前で行い、その他の業務をアウトソーシングするという考え方もあります。

経理業務に精通した人材を確保しておく

経理業務をアウトソーシングするにしても、アウトソーシング先に正確な依頼をするには、内部に経理業務にある程度は精通した人材を置いておくことが望ましいです。

どうしてもそれができない場合は、多少料金が高くなっても、きめ細かな対応をしてもらえるアウトソーシング先を選ぶべきです。

まとめ

電卓を持つOL経理業務のアウトソーシングは、うまく活用すればコスト削減以外にも様々なメリットが得られます。

しかし、安易にアウトソーシングすることはデメリットを招くだけでなく、将来的な人材不足を招くリスクも生み出します。

アウトソーシングでメリットを得るには、しっかりとこちらの状況を踏まえて、どのようにアウトソースを活用するかを検討することが重要です。

しっかりとアウトソーシングの検討をすることが経理業務の見直しになり、そのことが経理業務の効率化につながることになるかもしれません。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。