経理業務にテレワークを導入するには?~何がネックになるのか

テレワークをする女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークの導入を進めている事業者も多いのではないでしょうか?

一部の地域で緊急事態宣言が5月末まで延長されることになりましたが、一時期に比べて新型コロナウイルスの感染は終息しつつあります。

とは言え、厚生労働省が公表した「新しい生活様式」における働き方としてテレワークが推奨されていることもあり、今後もテレワーク化の流れは続くのではないかと思われます。

経理業務も例外ではありません。

そこでこの記事では、経理業務にテレワークを導入する上での課題について書いていきます。
お読みいただければ幸いです。

テレワークとは何か?

経理作業
まずはテレワークとは何かをご説明しましょう。

テレワークとは総務省が推進する働き方の1つです。

情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

働く場所によって以下の3つに分けられます。

1.自宅利用型テレワーク(在宅勤務)

自宅にいて、職場とはパソコンとインターネット、電話、ファクスで連絡をとる働き方です。

2.モバイルワーク

顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方です。

3.施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)

勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方です。

以下、上記のうち1の在宅勤務を前提にしてお話を進めていきます。

経理業務にテレワークを導入するために必要なこと(その1)

パソコンと通帳と電卓
まずは経理業務に限らず、テレワークを導入するために必要なことをお伝えします。

十分なデータ通信量を確保する

テレワークの導入には何と言っても自宅のインターネット環境を整備することが重要です。
まずは十分なデータ通信量を確保するようにしましょう。

テレワークになると、どうしても自宅で使用するデータ通信量が増えます。

そのため、現在の契約での通信量で足りない場合、速度制限がかかってしまうため業務に支障が出ます。

モバイルルーターを使用している場合は、新たに固定回線を引いたり、よりデータ通信量が大きい契約に変更するなどしましょう。

メールを自宅のパソコンでも見れるようにする

職場で使用しているパソコンが持ち運びしやすいノートパソコンであればいいのですが、デスクトップ型だったりノートパソコンでも大型で持ち運びが大変という場合もあるでしょう。

自宅でメールの送受信ができないとテレワークはできませんので、職場のパソコンが自宅に持ち帰れない場合は、自宅のパソコンでメールを見れるようにする必要があります。

例えばGmailなどのwebメールを使うのも1つです。

仕事用のアドレスに届いたメールをGmailに転送する設定をしておき、Gmailから仕事用のアドレスを送信元アドレスとしてメール送信できるようにしておけばOKです。

オンラインストレージサービスを活用する

業務で使用するエクセルやワードなどのデータを職場のパソコンのハードディスクに保存していると、そのパソコンを自宅に持ち帰るか、必要なデータをUSBメモリなどにコピーする必要があります。

しかし、いずれの方法も非効率ですね。

そこで業務で使用するデータは、オンラインストレージサービスを使用して、クラウドに保管するようにしましょう。

例えばGoogleドライブやDropboxなどです。
データ容量が小さければ無料プランで十分です。

職員間での連絡用ツールを決める

職場であれば職員間のやり取りは直接話せば済みますが、テレワークの場合はそうはいきません。

何らかのツールが必要です。

以前はメールが主流でしたが、今はチャットワーク、facebookメッセンジャー、LINEなどのチャットが便利です。

職員全員が無理なく使えるツールを選びましょう。

電話の対応をどうするか決める

事務所の固定電話にかかってきた電話にどう対応するのかを決めるのも重要です。

事務所が完全に無人になるのであれば、例えば時間を決めて個人の携帯に転送するのも1つです。

ただ、転送先の電話番号が1つしか設定できない場合、一人に電話応対の負担が集中することになってしまいます。

そうならないよう、複数の電話番号を転送先に設定できるようにしましょう。

なお、こちらから取引先に電話をかける必要がある場合は、職員個人の携帯を使うのが一番手っ取り早いです。

ただ職員の中には、個人の携帯番号を取引先に知られたくないという人もいると思います。
そのような場合は、業務用の携帯を契約する方法があります。

経理業務にテレワークを導入するために必要なこと(その2)

机の上の電卓
続いて経理業務に特有のテレワークを導入するために必要なことをお伝えします。

会計ソフトをクラウド型にする

パソコンにインストールするタイプの会計ソフトだと、事務所のパソコンを自宅に持ち帰らなくてはなりません。

仮に持ち帰ったとしても、経理担当者が複数の場合、各自が会計データを保有して更新を行うことになります。

そのため更新したら都度、他の経理担当者に会計データをメール等で送って更新してもらわなければいけません。

そうやって、常に各自が保有している会計データの同期を取っておく必要があります。

ただ万が一、会計データのやり取りがうまくいかなかった場合、誰が保有している会計データが最新版かわからなくなってしまう危険性があります。

その点クラウド型の会計ソフトであれば、インターネットさえつながっていれば、自宅のパソコンからでも操作できます。

それに、1つの会計データに直接アクセスするため、違うバージョンの会計データができてしまうこともありません。

請求書や領収書などの紙の書類をデータ化する

経理業務にテレワークを導入する際の最大のネックは、請求書や領収書などの紙の書類をどうするかということです。

取引先に対し、経理職員の自宅に郵送してくれるように依頼するのは、現実的ではありません。

手間はかかりますが、紙の書類は極力スキャナを使ってデータ化し、オンラインストレージに保存するのがベストです。

以前からこのような対応を行っている事業者は問題ありませんが、これから対応しようとする場合は、誰かかが事務所に行ってスキャンをしなければなりません。

各種帳票をデータ化する

経理業務ではさまざまな帳票を扱いますが、これらの帳票もデータ化する必要があります。
帳票というのは、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などです。

ただ、会計ソフトには帳票類をエクセル形式で出力できる機能が備わっていますので、この機能を使えばデータ化は容易です。

会計ソフトから出力できる帳票類については、上記の方法で出力してオンラインストレージに保存するか、あるいは会計ソフトを直接見れば済みます。

会計ソフトから出力できる帳票類以外のものについても、オンラインストレージに保存すれば問題ありません。

まとめ

支払いのイメージ
新型コロナウイルスが完全に終息したとしても、仕事のテレワーク化の流れは続くでしょう。

そして、その流れに対応できない事業者は淘汰されていくでしょう。

これまでは大企業の方が中小零細企業よりもテレワークの導入が進んでいましたが、今後は中小零細企業こそテレワークの導入を進めていく必要があるのではないでしょうか?

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。