経理代行のクラウド型とは?~経理もオンラインがトレンド!?

メモを取る女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

近年、コスト削減などの目的で、経理業務を代行業者へ委託する事業者が増えています。

経理代行は大きく「クラウド型」と「訪問型」の2つに分けられます。
まずはそれぞれの概要を簡単に見てみましょう。

クラウド型の経理代行とは?

パソコンとクレジットカード経理代行会社が自社の事務所にて経理業務をオンラインで行います。

会計ソフトや請求書発行ソフトなど、業務に必要なソフトはクラウド型の使用が中心になります。

パソコンにインストールするタイプのソフトだと、以下のようなデメリットが発生するためです。

  • データのやり取りの手間が発生する
  • 事業者のデータと経理代行会社のデータの同期が取れなくなる危険性がある

支払い業務についても、銀行ATMで行うのではなく、インターネットバンキングで行います。

またインターネットバンキングを利用すれば、銀行に行って通帳記帳をしなくてもパソコンから入出金の明細が取得できるため、手間が省けます。

経理代行会社への領収書や請求書などの証憑類の提供は、原本を郵送またはスキャンデータを送付します。

スキャンデータの送付はメールに添付したり、データの容量が大きい場合はDropboxなどのオンラインストレージサービスを使用したりします。

訪問型の経理代行とは?

振替伝票の作成経理代行会社のスタッフが事業者の事務所へ定期的に訪問して経理業務を行います。

業務は事業者の事務所にあるパソコンを使用するため、使用するソフトはクラウド型でもパソコンにインストールするタイプでも差し支えありません。

支払い業務についてですが、銀行ATMで行うには銀行へ行く手間がかかりますので、訪問型の場合でもインターネットバンキングで行うのが通常です。

経理代行会社への領収書や請求書などの証憑類の提供は、経理代行会社のスタッフが訪問時に直接手渡します。

次に、クラウド型と訪問型を比較し、クラウド型のメリットとデメリットを見てみましょう。

クラウド型のメリット

レシートの山

訪問型に比べて料金が安い

訪問型の場合、スタッフが移動時間も含めて長時間拘束されますので、その分人件費がかかりますし、移動の交通費もかかります。

そのため、クラウド型と比べるとどうしても料金が割高になります。

クラウド型の場合は、スタッフの移動に伴う時間や移動の交通費がかからないため、その分料金が安く済みます。

都合のよい時に作業すれば済む

専属の経理スタッフがいない事業者の場合は、営業時間内に経理代行会社のスタッフが訪問しても対応ができないケースがあります。

かと言って、営業時間外に経理代行会社のスタッフが訪問してくれるとは限りません。

クラウド型であれば、事業者の都合のよい時に経理代行会社からの問い合わせへの対応などの作業を行えば済みます。

クラウド型のデメリット

財布とクレジットカード

書類の送付やスキャンの手間が発生する

訪問型であれば、経理代行会社への領収書や請求書などの証憑類の提供は、その場で手渡しすれば済みます。

一方、クラウド型の場合は、原本を郵送するか、あるいはスキャンする手間が発生します。

経理代行会社との人間関係が浅くなりがち

クラウド型の場合、経理代行会社とのやり取りは、メール、電話、チャットが中心になります。

実際に会って話しをすることに比べると、経理代行会社との人間関係がどうしても浅くなりがちです。

また、実際に顔を合わせる機会があれば、雑談などでより人間関係を深めることができますが、メール、電話、チャットの場合は業務に関するやり取りのみになりがちです。

事業者の内情が伝わりにくい

経理の基本的な業務内容は共通ではありますが、業種や規模によりさまざまな違いがあります。

さらに同じ業種であっても、その事業者特有の経理処理もあります。

メール、電話、チャットでもある程度は伝わりますが、やはり現場に行かなければわからないこともあります。

経理代行会社に事業者の内情を正確に伝えないと、経理業務を根本的に改善する提案をしてもらうのは難しいです。

まとめ

支出できるだけ安い料金で依頼した作業のみを行ってもらうのであればクラウド型、経理業務の根本的な改善の提案までほしい場合は訪問型を選ぶとよいでしょう。

依頼側の状況に合わせて、どちらを選ぶか検討してみてください。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。