記帳代行にはクラウド会計ソフトがいい!?~長所と短所は?

電卓とビジネスウーマン

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

個人事業・法人に関わらず事業を営むにあたっては、経理業務は必ず発生します。
大変手間のかかる経費管理を簡略化するには、会計ソフトを導入するのがベストです。

近年では、パソコンや作業者に負荷が少なく、導入も簡単な「クラウド会計ソフト」の利用者が増加しています。

これから起業しようと考えている方の中にも、会計ソフトは従来のソフトではなく、クラウド会計ソフトを利用しようと考えている方も多いのではないでしょうか。

今回は従来の会計ソフトとクラウド会計ソフトの違いや、クラウド会計ソフトのメリットとデメリットについてお伝えします。

実際にクラウド会計ソフトを導入するべきかどうかの参考にしていただければと思います。

クラウド会計ソフトとは?

伝票の確認クラウド会計ソフトとは、一言で言うと、インターネットを介して利用する会計ソフトです。

代表的なソフトとしては、freee(フリー)、MFクラウド、弥生などがあります。

従来の会計ソフトは、CD-ROMやダウンロードソフトなどの形態で販売されているものを購入し、それをパソコンにインストールして使用していました。

一方、クラウド会計ソフトの場合は、ソフトを提供しているサービス会社に使用料を支払って使うことになります。

会計データは、クラウドサーバーというデータ保管場所に“利用者ごと”に記録・保存されていきます。

このクラウドサーバーを含むクラウド会計ソフトは、サービス提供会社が管理・運用・保全といったシステム運用に関わる全てを行ってくれます。

それでは次に、記帳代行をクラウド会計ソフトで行うメリットについて見てみましょう。

記帳代行をクラウド会計ソフトで行うメリット

たくさんのクレジットカード

銀行口座やクレジットカードなどのウェブ明細と連携できる

クラウド会計ソフトを導入する最大のメリットは、銀行口座やクレジットカードなどのウェブ明細と同期、連携できることです。

同期、連携をすると、振込み、引落とし、購入取引があった場合、日付、金額、内容がクラウド会計ソフトの帳簿に自動で登録されます。

つまり、クラウド会計ソフトを導入することで、記帳の手間を大幅に減らすことができ、入力ミスがほとんど無くなります。

さらに同期、連携対応しているものは、銀行やクレジットカードだけではありません。

クラウド会計ソフトによっては、Amazon、楽天、ASKULなどの通販、Airレジ、Edy、モバイルSuica、PayPalなどの電子マネーでの決済明細も取り込むことができます。

ちなみに同期対応できる銀行、クレジットカードその他サービスは、ソフトによって異なりますので注意しましょう。

その他、領収書を入力する際も、領収書を写真やスキャンで読み込んだ画像から、OCR機能を使って自動入力することもできます。

会計データのバックアップが不要

従来型の会計ソフトを使っている場合、会計ソフトのデータはパソコンに保管されます。

万が一の時のために、データをUSBメモリなどの外部記憶媒体にいちいち移し変えなければならず、またそれを保管、管理する手間も発生します。

一方、クラウド会計ソフトに入力したデータはパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。

そのため、もしもパソコンにトラブルが発生しても、データを守ることができます。
さらに、データは定期的にサービス提供会社でバックアップされます。

ですので、入力した会計データのバックアップ作業やその後の管理における手間・時間・コストから解放されます。

インターネット環境さえあれば使用できる

クラウド会計ソフトは、インターネットに接続された端末であれば、どこにいても使えます。

従来のインストール型の会計ソフトは、ソフトウェアが入っているパソコンでしか使えませんでした。

そのため、事務所からパソコンが持ち出せない場合は、事務所にいる時しか会計ソフトを使うことができませんでした。

しかし、クラウド会計ソフトは使用するパソコンが限定されないため、出張先や外出先でも使うことができ、経理業務の効率が上がります。

さらにパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末にも対応しています。

またクラウド会計ソフトは、パソコンを買い換えた場合でも、新たにソフトをインストールしたり、データを移行する必要がありません。

インターネットに接続さえすれば、新しいパソコンですぐに使うことができます。

常に最新版のソフトが使用できる

従来のインストール型の会計ソフトの場合、ソフトがアップデートあるいはバージョンアップされれば、再度購入してインストールする必要があります。

さらに過去のデータもインポートする必要があります。
しかしデータが古すぎると、互換性が完全ではないため問題が生じることもあります。

しかしクラウド会計ソフトの場合は、サービス提供元の会社がソフトをアップデートあるいはバージョンアップをしてくれるため、利用者が更新作業をする必要がありません。

常に最新のバージョンが再インストールなしに使えるため、消費税率改正といった税改正・法改正に対しても迅速に対応することができます。

そのため、改正前の法解釈を適用したまま会計処理をしてしまうというミスを防ぐことができます。

Windows、MacなどOSを選ばずに使用できる

従来のインストール型の会計ソフトの多くは、windowsでの動作が中心です。
そのため、Macで使えるインストール型の会計ソフトはほとんどありません。

クラウド会計ソフトはインストール型のソフトと違い、Internet Explorer(インターネットエクスプローラー)、Google Chrome(グーグルクローム)といったブラウザ上で動きます。

そのため、Windows、MacなどOSを選ばずに使えます。
Macユーザーには朗報ではないでしょうか?

よって、「事務所のPCはWindows使っているけど、ノートPCはMac。両方のPCで会計ソフトを使いたい」という場合にも対応できます。

このように、記帳代行をクラウド会計ソフトで行うメリットは多いですが、一方でデメリットもあります。

記帳代行をクラウド会計ソフトで行うデメリット

決算報告書表紙

インターネットに接続していなければ使用できない

メリットの裏返しになりますが、クラウド会計の最大のデメリットは、インターネットに接続できなければ使えないということです。

例えば以下のような場合は、どこでも使えるというメリットを享受できない可能性があります。

  • セキュリティのためにインターネットの使用を許可している端末が限定されている場合
  • 頻繁にインターネット回線が切れるような場所で事業を行っている場合

ログイン情報漏洩のリスクがある

クラウド会計ソフトにログインするには、メールアドレスやID、パスワードなどの入力が必要です。

もしこれらの情報が漏れたら、第三者に会計データを見られてしまいます。

実際は、数字と記号を組み合わせて長いパスワードにすれば、ほとんど第三者にパスワードを破られるケースはありません。

しかし中には不安を感じる人もいるようです。

とは言え、パスワードの管理の重要性は、会計ソフトに限った話ではありません。
担当者が変わった場合はパスワードを変更するなど、管理には十分気をつけましょう。

対応できる税理士事務所が少ない

クラウド会計ソフトは、ここ数年で利用者が増えてきたサービスです。

一方、税理士事務所の多くは、今でも従来からあるインストール型の会計ソフトを使っています。

そのため、クラウド会計ソフトに対応していない税理士事務所が多いのが現状です。

もし、記帳代行サービスをクラウド会計ソフトで依頼したいと考えているのでしたら、税理士事務所にしろ記帳代行会社にしろ、クラウド会計ソフトに対応しているかどうか事前に確認しましょう。

まとめ

財布から一万円札を出すフリーランスが増えている現状を鑑みても、クラウド会計ソフトを利用する事業者は今後も増えていくことが予想されます。

そうなると、税理士事務所も記帳代行会社も、対応せざるを得ない状況になっていくでしょう。

そういった状況を踏まえた上で、クラウド会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。