記帳代行以外の外注サービスとは~経理業務で悩んでいませんか?

PCの前でスマホを触る女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

コスト削減などの理由で、経理業務を外注したいと考える事業者が増えています。

経理業務の外注と聞くと、「記帳代行」を思い浮かべる方も多いと思いますが、それだけではありません。

ここでは、記帳代行以外にどのような経理業務の外注サービスがあるか、代表的なものについて詳しく見てみましょう。

経理業務の代表的な外注サービス

電卓 ノート ペン

記帳代行

まず記帳とは帳簿を作成することです。
具体的には、会計ソフトへ入力することを指します。

記帳代行とは会計ソフトへの入力を代行するサービスで、帳簿作成業務も含まれます。
記帳代行業者に作成を依頼できる主な帳簿は次のようなものです。

  • 総勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 現金出納帳
  • 預金出納帳
  • 売掛金残高一覧表
  • 買掛金残高一覧表
  • 毎月の試算表

どのような帳簿作成がサービスに含まれるかは、代行業者によって異なることがあります。

請求書発行

請求書とは、商品やサービスの料金、代価の支払いを求めるために出す文書のことです。
請求書には大きく以下の2種類があります。

  • 商品の販売やサービスの提供の都度発行する請求書
  • 掛売りをしている相手先に対して発行する請求書

特に掛売りをする取引先に対する請求書には、前回の請求金額に対する支払い状況や、繰越残高が記載されている必要があります。

請求書の発行における一般的な作業は以下の通りです。

  1. 請求金額の確定
  2. 請求書の印刷
  3. 三つ折りして専用封筒へ封入し、封緘
  4. ポスト投函または郵便局出し

このうち2~4の作業は外注が可能です。

売掛金管理

上記の「請求書発行」に関連した業務です。

事業者は、商品やサービスを販売して利益を上げるために日々努力をしています。

しかし、せっかく販売しても代金の回収ができていなければ、本当に販売が完了したとは言えません。

売掛金の回収作業としては、具体的には請求書を送付することにより行われます。

とは言え、期限までに確実に支払ってくれる取引先ばかりではありません。
支払いが遅れたり、支払金額を誤るケースもあります。

そのため、請求金額に対して期限までに正しい金額が入金されているか、チェックする必要があります。

しかし、請求書を発行したのはいいけれど、入金の管理ができていない事業者もいるのが現状です。

たとえ売上が順調でも代金が回収できなければ、資金不足になり事業が継続できなくなる恐れもありますので、売掛金回収は非常に重要な業務です。

資金繰りに困ったら、まずは売掛金の回収に努めてください。

支払い

そもそも支払い業務自体は、専門知識が求められる難しいものではありません。

しかし、期限までに支払いができなかったり、金額が違っていたりすると、信用問題にもなり、最悪の場合は取引停止といった事態にもなりかねません。

決しておろそかにできない業務といえます。
にも係わらず、「銀行に行く時間がない」などの理由で支払いが滞るケースがあります。

このような場合、支払い業務の外注が有効です。
受け取った請求書や納付書を外注先に送るだけです。

支払い業務には、以下の2つのパターンがあります。

【銀行振込】
今はATMよりもインターネットバンキングを活用するケースが多いです。

インターネットバンキングの権限の一部を外注先に委譲し、振込準備作業のみを依頼するパターンと、実際の振込処理まで依頼するパターンがあります。

日常の仕入、経費の振込処理のほか、給与の振込処理も対応してもらえる場合もあります。

【窓口での納付】
外注先に小口現金の管理を依頼する必要がありますが、法人税、消費税、住民税などの各種税金や公共料金など、金融機関の窓口でしか納付ができないものに関する支払いも外注が可能です。

買掛金・支払い管理

上記の「支払い」に関連した業務です。

受け取った請求書や納付書に対し、期限までに正しい金額が支払われているかをチェックします。

その他

書類のファイリングや経理関係の資料作成、税理士の対応などがあります。

まとめ

クレジットカード入れどんな事業でも経理業務は必ず発生します。
自力で行おうとすると多くの時間と労力がかかるため、外注に向いている分野です。

経理業務を外注する際には、まずは外注する目的を明確にすることが重要です。

コスト削減を重視するのか、あるいは時間の短縮を重視するのかなど、よく検討しましょう。

その上で外注する業務を決定し、外注先を選定してください。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。