記帳代行のメリットとデメリット~知らないと大損してしまう!?

パソコンを持つ女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

「確定申告のためには記帳をしなければいけないのはわかっているけど、やり方がよくわからないし面倒くさい…」

あなたは今、そのような状況で悩んでいませんか?
そんな悩みを解決するために、「記帳代行」を利用するという方法があります。

ただ、今まで記帳代行を利用したことがない人にとっては、気になる点もあるかと思います。

  • 記帳代行は本当に便利なのか
  • 料金はいくらくらいか
  • デメリットはあるのか

そこでここでは、「記帳代行とは何か」という基本から、記帳代行のメリットとデメリットをまとめてみました。

記帳代行を検討する際の参考になれば幸いです。

記帳代行って何?

メモを取る女性
まず記帳とは帳簿を作成することです。

帳簿を手書きで作成していた昔とは違い、今は帳簿は会計ソフトから出力することが一般的ですので、「記帳=会計ソフトへの入力」と考えて差し支えありません。

記帳代行とは、会計ソフトへの入力を代行するサービスです。
事業を行っている以上、会計ソフトへの入力作業は日々発生します。

しかし、一人で事業を営んでいる場合は、なかなか会計ソフトへの入力まで手が回りません。

それ以前に簿記の知識が全くないと、科目などどのように入力すればいいかわからないでしょう。

このような場合、記帳代行を利用することも有効です。

税理士事務所が行っているケースが多いですが、当社のように記帳代行を主な業務としている会社もあります。

料金やサービスの質を比較検討して、自分に合った記帳代行サービスを探すとよいでしょう。

記帳はすべての事業者が義務へ

パソコンを使う女性

以前は記帳については、全ての事業者が対象というわけではありませんでした。

白色申告では、前々年分あるいは前年分の事業所得や不動産所得または、山林所有の合計額が300万円を超える場合に限られていました。

しかし平成26年1月の税法の改正によって、全ての白色申告者にも記帳や書類の保存が義務付けられました。

もちろん、青色申告者にも記帳や書類の保存が義務付けられています。
ですので、事業を営んでいれば記帳は必須と言ってよいでしょう。

記帳代行のメリット

コスト削減

コストを削減できる

担当者を雇用すると、労災保険、さらに労働時間などの条件によっては雇用保険や社会保険(健康保険、厚生年金保険、介護保険)に加入しなければなりません。

給与以外に保険料の負担だけでなく、ハローワークや年金事務所への手続きが必要となり、そのための手間もかかりますので、全体としてコストがかさみます。

一方、記帳代行は月額数千円から探せますし、労働保険(労災保険、雇用保険)や社会保険に加入する必要がないため、コストを大幅に減少させることができます。

このように言うと「自分で記帳するとどこにも支払いをしなくていいので、コストがかからない」とおっしゃる方がおられます。

それは大きな間違いです。

確かに事業主自らが記帳した場合、対外的な支払いは発生しません。
しかし、事業主自身の人件費がコストとしてかかると考えてください。

例えば、月商50万円の事業主の1ヵ月の労働時間を160時間(1日8時間×20日)と仮定してみましょう。

この場合、時給は3,125円となります。
担当者を雇用するより高くつくのではないでしょうか。

確定申告の直前に慌てなくて済む

経営者にとって、記帳は営業など直接売上につながる業務と比べて、優先順位が低くなりがちです。

そのため、特に一人で事業を営んでいる場合は、どうしても後回しになってしまいます。

その結果、記帳が全くできていないまま確定申告の時期を迎え、確定申告が期限ぎりぎりになって慌てたという経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

余裕を持って確定申告を終わらせるためには、記帳代行は有効です。

そうすれば、余計なストレスを抱えることもありません。

付加価値の高い業務に充てる時間が増える

記帳代行を利用することで、記帳についての学習や入力に割いていた時間が浮きます。

その時間で直接売上につながる業務を行ったり、事業の今後の運営・発展について考えたり行動したりするなど、より付加価値の高い業務に充てることができます。

作業が迅速かつ正確

記帳代行会社や税理士事務所には、経験豊富な人材が集まっています。

そのため、簿記の知識に乏しい初心者が記帳をするよりも、はるかに迅速かつ正確に対応してもらえます。

そのため、税務調査対策にもなるでしょう。

簡単に業者を変更できる

担当者を雇用して、もし期待外れだったとしても、簡単に解雇することはできません。

その点、記帳代行業者との契約は一般的に1カ月単位ですので、合わないと感じた場合は、速やかに別の業者に切り替えることが可能です。

記帳代行のデメリット

計算書

試算表の完成が遅い

毎日・毎月の売上や経費などを1年間集計してでき上がるのが決算書です。

決算書が12カ月分の集計であるのに対して、試算表というのは途中経過、例えば6カ月目や9カ月目までの集計表になります。

毎月試算表を作成し、業績のチェックを行っている事業者もあります。
これを月次決算と言います。

事業主自身が記帳するにしろ、担当者が記帳するにしろ、日々きちんと記帳していれば、月初に前月末までの試算表を作成することは十分可能です。

しかし記帳代行を利用した場合、資料は通常は1カ月分まとめて送り、資料が届いてから入力を開始します。

ですので、どうしても試算表の完成が遅くなります。
その結果、業績の把握が遅くなります。

ただ先述のように、1年間まとめて記帳するくらいなら、記帳代行を利用した方がよっぽど早いです。

情報漏洩のリスク

記帳代行を利用する場合、領収書などの重要な情報を外部の委託先へ渡すことになります。

万全の体制を整えているかと思いますが、万が一、預けた証憑の紛失などが起こってしまった場合、思わぬところに重要情報が流出してしまうリスクがあります。

そのため、記帳代行を利用する際には、委託先が情報管理にどのように取り組んでいるのかまで、よく確認しておきたいところです。

記帳代行会社に税理士が在籍しておらず、税理士と提携もしていない場合

税理士法上、税務に関する業務を行えるのは税理士のみです。

そのため、記帳代行会社に税理士が在籍しておらず、税理士と提携もしていない場合、「所得税」や「消費税」などの税務に関する相談をすることができません。

さらに、確定申告も税務に関する業務に含まれるため、確定申告も依頼することができません。

そのため、確定申告については自分で行うか、あるいは別途税理士に依頼しなければならないため、手間やコストがかかってしまいます。

従って、記帳代行会社に税理士が在籍しているか、あるいは提携している税理士がいるのかどうかを、事前にしっかりと確認することが重要です。

まとめ

数字の上にある電卓

このように記帳代行を利用すると、様々なメリットが受けられると同時に、一定のデメリットもあります。

大切なことは、自分にとって最も適した記帳方法を選択することです。

アウトソーシング、IT化、クラウドといった世の中の流れに乗って、記帳を外注に出すのは以前と比べて格段に簡単になりました。

自分で記帳をやってしまおうとお考えの方もおられると思いますが、記帳代行を選択肢に加えてみてはいかがでしょうか?

The following two tabs change content below.
藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。