個人事業主こそ経理代行の活用を~早く事業を軌道に乗せるために

パソコンを使う女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

個人事業主の方の中には、本業だけでなく、経理や総務をはじめ様々な事務処理も全て自分一人でやっている方もおられます。

特に、開業したばかりの個人事業主の方に多いのではないでしょうか?
でも、ちょっと考えてみてください。

本業以外の業務に時間を取られてしまい、肝心の本業に宛てる時間が足りなくなってはいないでしょうか?

当然ですが、事業を成長させるには、本業に専念できる環境を整えることが大切です。
そのためには、本業以外の業務はできるだけ人に任せる必要があります。

「人に頼めるほど儲かっていない」といった理由で、本業以外の業務を自分でやっているのでしたら、もったいないことです。

近年はアウトソーシング市場の成長により、以前よりも経理代行サービスを利用しやすくなっています。

とは言え、経理代行サービスを利用する前には、サービス内容をしっかり確認することが重要です。

確認を怠ると、契約した後で「依頼したかった業務に対応してもらえない」ということになりかねません。

そうなると、また別の経理代行業者を探す羽目になってしまいます。

まずは、経理代行サービスにはどのような経理業務が含まれているのか、代表的な業務について詳しく見てみましょう。

経理代行サービスに含まれる代表的な経理業務

クレジットカード

記帳代行

まず記帳とは帳簿を作成することです。
具体的には、会計ソフトへ入力することを指します。

記帳代行とは会計ソフトへの入力を代行するサービスです。
帳簿作成代行サービスとも言われます。

経理代行業者は、領収書、請求書、銀行通帳などを基に会計ソフトへ入力していきます。

そのため、郵便やスキャンデータなどで、経理代行業者とこのような証憑類を共有する必要があります。

記帳代行は税理士事務所が請け負っていることが多かったのですが、最近では経理代行会社が対応することも増えてきました。

また、グループ会社に税理士事務所があり、記帳代行は別会社で行っている場合もあります。

なお、記帳代行サービスには帳簿作成業務も含まれます。
経理代行業者に作成を依頼できる主な帳簿は次のようなものです。

  • 総勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 現金出納帳
  • 預金出納帳
  • 売掛金残高一覧表
  • 買掛金残高一覧表
  • 毎月の試算表

どのような帳簿作成がサービスに含まれるかは、代行業者によって異なることがあります。
記帳代行サービスを利用する際は、サービス内容を必ず確認するようにしましょう。

請求書発行

請求書とは、商品やサービスの料金、代価の支払いを求めるために出す文書のことです。
請求書には大きく以下の2種類があります。

  • 商品の販売やサービスの提供の都度発行する請求書
  • 掛売りをしている相手先に対して発行する請求書

特に掛売りをする取引先に対する請求書には、前回の請求金額に対する支払い状況や、繰越残高が記載されている必要があります。

請求書の発行における一般的な作業は以下の通りです。

  1. 請求金額の確定
  2. 請求書の印刷
  3. 三つ折りして専用封筒へ封入し、封緘
  4. ポスト投函または郵便局出し

このうち2~4の作業は経理代行サービスに含まれます。

売掛金管理

上記の「請求書発行」に関連した業務です。

事業者は、商品やサービスを販売して利益を上げるために日々努力をしています。

しかし、せっかく販売しても代金の回収ができていなければ、本当に販売が完了したとは言えません。

売掛金の回収作業としては、具体的には請求書を送付することにより行われます。
とは言え、期限までに確実に支払ってくれる取引先ばかりではありません。

支払いが遅れたり、支払金額を誤るケースもあります。

そのため、請求金額に対して期限までに正しい金額が入金されているか、チェックする必要があります。

しかし、請求書を発行したのはいいけれど、入金の管理ができていない事業者もいるのが現状です。

たとえ売上が順調でも代金が回収できなければ、資金不足になり事業が継続できなくなる恐れもありますので、売掛金回収は非常に重要な業務です。

資金繰りに困ったら、まずは売掛金の回収に努めてください。

支払い

そもそも支払い業務自体は、専門知識が求められる難しいものではありません。

しかし、期限までに支払いができなかったり、金額が違っていたりすると、信用問題にもなり、最悪の場合は取引停止といった事態にもなりかねません。

決しておろそかにできない業務といえます。
にも係わらず、「銀行に行く時間がない」などの理由で支払いが滞るケースがあります。

このような場合、経理代行会社に支払い業務を委託するのが有効です。
受け取った請求書や納付書を経理代行会社に送るだけです。

支払い業務には、以下の2つのパターンがあります。

【銀行振込】
今はATMよりもインターネットバンキングを活用するケースが多いです。

インターネットバンキングの権限の一部を経理代行会社に委譲し、振込準備作業のみを依頼するパターンと、実際の振込処理まで依頼するパターンがあります。

日常の仕入、経費の振込処理のほか、給与の振込処理も対応してもらえる場合もあります。

【窓口での納付】
経理代行会社に小口現金の管理を依頼する必要がありますが、法人税、消費税、住民税などの各種税金や公共料金など、金融機関の窓口でしか納付ができないものに関する支払いも委託が可能です。

買掛金・支払い管理

上記の「支払い」に関連した業務です。

受け取った請求書や納付書に対し、期限までに正しい金額が支払われているかをチェックします。

その他

書類のファイリングや経理関係の資料作成、税理士の対応などがあります。

経理代行のスタイルについて

電卓で計算している女性経理代行は大きく「クラウド型」と「訪問型」の2つに分けられます。
それぞれの概要を簡単に見てみましょう。

クラウド型の経理代行

経理代行会社が自社の事務所にて経理業務をオンラインで行います。

会計ソフトや請求書発行ソフトなど、業務に必要なソフトはクラウド型の使用が中心になります。

パソコンにインストールするタイプのソフトだと、以下のようなデメリットが発生するためです。

  • データのやり取りの手間が発生する
  • 事業者のデータと経理代行会社のデータの同期が取れなくなる危険性がある

支払い業務についても、銀行ATMで行うのではなく、インターネットバンキングで行います。

またインターネットバンキングを利用すれば、銀行に行って通帳記帳をしなくてもパソコンから入出金の明細が取得できるため、手間が省けます。

経理代行会社への領収書や請求書などの証憑類の提供は、原本を郵送またはスキャンデータを送付します。

スキャンデータの送付はメールに添付したり、データの容量が大きい場合はDropboxなどのオンラインストレージサービスを使用したりします。

訪問型の経理代行

経理代行会社のスタッフが事業者の事務所へ定期的に訪問して経理業務を行います。

業務は事業者の事務所にあるパソコンを使用するため、使用するソフトはクラウド型でもパソコンにインストールするタイプでも差し支えありません。

支払い業務についてですが、銀行ATMで行うには銀行へ行く手間がかかりますので、訪問型の場合でもインターネットバンキングで行うのが通常です。

経理代行会社への領収書や請求書などの証憑類の提供は、経理代行会社のスタッフが訪問時に直接手渡します。

まとめ

確定申告の準備「人に頼めるほど儲かっていない」といった理由で、経理など本業以外の業務を自分でやるのがいいことなのか、一度よく考えてみてください。

事業を健全に長く営んでいくためには、事業規模が小さいうちから経理代行サービスを利用するなどして、本業に専念できる環境を作っていくことをお勧めします。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。