納品書でも経費で落とせる?~領収書でなくても大丈夫!?

電話をする女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

皆さんの中には、領収書をうっかりもらい忘れたりなくしたりして、自腹を切った経験のある方もおられるのではないでしょうか?

そんな時「納品書だったら手元にあるけど、これで経費にできないかな?」と思ったことはありませんか?

そもそも納品書では経費で落ちないのでしょうか?

そもそも納品書とは?

電卓
納品書とは商品が納品された際に発行される書類です。
現物と注文内容を確認することが目的です。

なお原則、納品書は発行義務はありません。
特に物販ではなくサービスを提供した場合は、納品書が発行されないことはよくあります。

しかし納品書があれば、納品書と注文内容を照合した上で、納品書に書かれた商品と同じ商品が納品されているかどうかを確認すれば、間違いなく検品することができます。

このように、納品書を納品する商品とともに発行することで、「注文した物と納品された物が違う」といったトラブルを事前に防ぐことができます。

このような理由から、納品書を発行した方が望ましいとされています。

納品書で経費にできるのか?

納品書は領収書の代わりにはならないため、基本的に経費にできません。

納品書には、領収書と同様の項目が記載されていることもあります。

しかし、納品書はあくまでも商品を納品したことを証明する書類であって、代金を支払ったことを証明する書類ではないためです。

ただし、「納品書兼領収書」として発行している場合は、経費で落とすことができます。
納品書兼領収書は、基本的に料金の支払いが完了している場合に発行されます。

納品書でも経費にできる場合がある

勘定科目などのゴム印
しかし、例外的に納品書でも経費にできる場合があります。

例えば、取引先の担当者が定期的に納品に来て、その場で代金を現金で支払うというケースもよくあると思います。

そのような場合、納品の担当者はたいてい領収書の綴りを持ち歩いています。

商品を受け取って代金を支払うと、領収書の綴りを取り出して手書きし、手渡してくれます。

ところが、取引先の担当者が領収書の綴りを持って来るのを忘れてしまった場合、その場で領収書をもらうことができません。

このような時、担当者によっては、その場で納品書に 「1万円受領しました」などと書いて、署名捺印して渡してくれる人がいます。

皆さんの中にも、このような納品書を受け取ったことがある方がおられるかもしれませんね。

納品書に「発行者の名前、年月日、取引内容、金額、受取人の名前(宛名)」が書かれていれば、このように納品書に手書きされたものは、領収書の代わりになります。

経費で落として問題ありません。

ただし金額が5万円以上ですと、収入印紙が貼られていないという問題が起きます。
取引先の担当者が収入印紙を持ち歩いていることは、まずないでしょうから。

しかし、収入印紙が貼っていなくても領収書としては有効です。

それに、収入印紙を貼る義務があるのは、あくまで領収書を発行した側です。
収入印紙を貼らなかったことをとがめられるのは、領収書を発行した側です。

ですので、受け取る側としては何ら問題はありません。

まとめ

確定申告
税務調査を受けた際には、取引があった事実を証明する書類が必要です。

この時、納品書は取引の事実を証明する書類として利用できるため、大切に保管しておきましょう。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。