日付が古い領収書は経費で落とせる?~机の引出しから出てきたら

パソコンとOL

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

皆さんは財布の中や机の引き出しから、「半年前の日付の領収書が出てきた!」「去年の日付の領収書が出てきた!」という経験はありませんか?

しかも、クシャクシャの状態で…。

このような「日付が古い領収書」を経費にすることはできるのでしょうか?
今回は「日付が古い領収書」が出てきた場合についてお伝えします。

日付が古い領収書のケースには2つある

レシートまみれの財布
日付が古い領収書の経理処理については、大きく2つのケースに分かれます。

今年中の日付の領収書のケース

去年以前の日付の領収書のケース

それぞれのケースについて見て行きましょう。

今年中の日付の領収書のケース

電卓で計算をする女性
結論から言いますと、今年中の日付の領収書は今年の経費にできます

個人事業主の場合、毎年1月~12月で区切って確定申告をします。

例えば今が12月だとして、同じ年の1月に発行された領収書が見つかったという場合です。
その領収書は今年の経費にできます。

このように日付が古い領収書でも、今年中の日付の領収書であれば、今年の経費として計上できます。

ただ、これはサラリーマンの方の場合ですが、社内の経理規定で、例えば「発行日から1ヶ月以上経った領収書は精算を認めない」と規定されている場合があります。

実は、私が以前勤めていた会社でこのような規定がありました。

例えば病気などで長期に渡って休職していたとか、出張に出ていたといった場合は例外ですが、原則は1ヶ月以内の精算を義務付けていました。

ですので、1ヶ月以内に経理に領収書を回さないと自腹を切ることになります。
この場合は、いくら法的に問題はなくても経理規定を守りましょう。

去年以前の日付の領収書のケース(原則的な処理方法)

確定申告書
去年以前の日付の領収書は、原則として今年の経費にはできません。

例えば今が4月だとして、去年の10月に発行された領収書が見つかったという場合です。

「去年の日付ならば、今年の経費に計上しても問題ないのではないか?」と思っている方も多いと思います。

しかし、その領収書は、原則として今年の経費にはできません。
それを認めてしまうと、正しい収支計算ができなくなってしまうためです。

それでは、去年以前の領収書は経費にできないのかというと、そんなことはありません。

その時は、支出の再計算をして「更正の請求」をすれば、支払った税金を返してもらうことができます。

「更正の請求」とは、簡単に言うと去年以前の確定申告をやり直すことです。

去年以前の日付の領収書のケース(例外的な処理方法)

ミーティング中の様子
「更正の請求」をするのは手間もコストもかかりますので、なかなか大変です。

しかし、実務では、去年以前の日付の領収書を今年の経費に計上する場合があります。
実際、私自身も実務でそのように処理した経験があります。

とは言え、何でもかんでも経費に計上していいというわけではありません。
私自身が例外的に今年の経費に計上するのは、以下の条件に当てはまる場合です。

  1. 領収書の金額が小さい
  2. 領収書の枚数が少ない
  3. 領収書の日付が古すぎない(去年までであればOK)

これらは法律で定められているわけではなく、特に1と2に関しては明確な基準があるわけではありません。

実務の現場における暗黙の了解的取扱いであって、税理士によっても見解が異なります。
あくまでも参考程度にお考えください。

まとめ

確定申告を助けてほしい
日付が古い領収書が経費にできるかどうかという以前に、一番大事なことは日付が古い領収書が出てこないようにすることです。

領収書はできるだけ早く整理することをお勧めします。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。