領収書をなくしたらどうなる?~あきらめなくても大丈夫!?

悩む女性

こんにちは。
大阪発全国対応記帳代行 代表の藤田です。

大阪発全国対応記帳代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」記帳代行サービスです。

言うまでもなく、領収書は経費を計上する上でとても重要な書類です。

しかし、取っておいたはずの領収書がどうしても見当たらず、あきらめた経験をお持ちの方もおられるのではないでしょうか?

「領収書をなくしてしまったらどうしようもない」と思っている方も多いかもしれません。
領収書をなくしてしまったら、あきらめるしかないのでしょうか?

今回は、領収書をなくしたらどうすればいいかお伝えしたいと思います。

領収書をなくした時の対処法

電卓とレシートとお金
領収書をなくしたりもらい忘れたりした場合、何かリカバリーする方法はあるのでしょうか?

答えはあります。
順に見ていきましょう。

再発行を依頼する

皆さんがまず思いつくのは、領収書を再発行してもらうことだと思います。
再発行してもらえればベストですね。

ただ発行する側としては、領収書を再発行する義務はありません。

また領収書を再発行すると、経費の水増し請求や二重請求などの不正に使われる可能性があるため、領収書は再発行しない方針を取っている事業者も少なくありません。

なお、紛失による再発行のお願いは相手に対して失礼にあたりますので、取引先に対しては控えた方がいいでしょう。

レシートで代用する

現金で支払った場合であれば、レシートで十分領収書の代わりになります。
詳しくは、以前書いたこちらの記事をご覧ください。

レシートでも経費で落とせる?~領収書でなくても大丈夫!?

銀行振込の場合は領収書がなくてもOK

銀行振込で支払った場合でも、領収書をもらおうとされる方がおられます。

現金で支払った場合は領収書は必ず必要ですが、銀行振込の場合は必ずしも必要ではありません。

例えば請求書をもらってから銀行振込で支払ったのであれば、請求書で内容がわかりますし、支払ったことが通帳に記帳されますので、問題ありません。

出金伝票で代用する

現金で支払った分に対する領収書を再発行してもらえず、レシートもない場合は、出金伝票で代用しましょう。

出金伝票はホームセンターや100円ショップなどで売られています。

出金伝票には、支払った日付、勘定科目、支払内容、支払先、金額の欄がありますので、漏れなく記入すれば領収書の代わりになります。

ただ、だからと言ってあまり頻繁に出金伝票を使っていると、税務調査の際に「架空の経費を計上しているのではないか?」と疑われかねません。

出金伝票を使うのはあくまでも最終手段と考えてください。

なお、出金伝票を使う場合は、スケジュール帳などに自分の行動を記録しておくことをお勧めします。

出金伝票だけよりも信憑性が増すためです。
特に、来客があった場合や外出した場合については、正確に記録しておきましょう。

まとめ

出金伝票
領収書については、あくまでも確実にもらって厳重に管理することが大前提です。

しかし、万が一もらい損ねたり、なくしてしまった場合は、最終手段として出金伝票で代用できることを覚えておきましょう。

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藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、大阪発全国対応記帳代行 代表。起業家(主に小規模企業や個人事業主)を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。